e-dokument

Inaczej mówiąc dokument elektroniczny (e-dokument) to dane które można zapisać na dowolnym nośniku, który można otwierać, edytować oraz zapisywać przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o „informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”, zawiera następujące definicje: „dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych” Nośnikiem danych jest materiał lub jakieś urządzenie informatyczne, które służy do przechowywania, odczytywania i zapisywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej. Mówiąc precyzyjniej dokumentem elektronicznym są informację składające się na plik komputerowy, zapisywany przy pomocy dowolnego programu, który może edytować obraz, tekst, dźwięk i może być odczytywany za pomocą właściwego oprogramowania.

Z rozporządzenia wynika też że e-dokument musi spełniać pewne warunki czyli: być zbiorem danych, ma być zapisany na jakimkolwiek nośniku danych, powinien posiadać sprecyzowaną strukturę wewnętrzną i stanowić odrębną całość znaczeniową.

Warto jeszcze wspomnieć o tym że bardzo często dochodzi do pomyłek i dokument elektroniczny jest nazywany dokumentem cyfrowym. To określenie nie jest poprawne, ponieważ nie każdy dokument zapisany w postaci cyfrowej, musi być jednocześnie dokumentem elektronicznym. Poza tym definicja „dokumentu cyfrowego”, nie wystękuje w naszym prawie.

Do dokumentu elektronicznego odnosi się dość spora liczba regulacji, rozporządzeń prawnych. Zawarte w nich przepisy przedstawiają bardzo szczegółowe informacje dotyczące dokumentu elektronicznego. Jedną z najważniejszych regulacji prawnych jest rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku, w sprawie niezbędnych części struktury dokumentów elektronicznych.

Zostały w niej określone rodzaje meta danych, jakie powinien zawierać e-dokument:

• określenie twórcy
• tytuł,
• datę,
• format
• dostęp (komu dokument może zostać udostępniony)
• identyfikator (znacznik dokumentu)
• relację (powiązanie z innym dokumentem)
• typ
• odbiorcę,

Jeśli chodzi o format i przesyłanie e-dokumentu drogą elektroniczną, to także jest to szczegółowo opisane w rozporządzeniu. Wszystkie e-dokumenty należy przesyłać w formacie XML (ang. Extensible Markup Language), ponieważ jest to format pliku, który umożliwia zdefiniowanie języków znaczeniowych.