Zajęci ludzie działają szybciej – bo dążą do efektywnego wykorzystania czasu.

 

Jeśli zależy Ci na tym, by zadanie zostało wykonane, to kogo o to poprosisz? Bingo – najbardziej zajętego! Jeśli nawet nie zrobi zadania w terminie, to jednak w końcu je wykona, czego nie da się powiedzieć o tych, którzy mają mało zadań na rozkładzie. Najnowsze badania wskazują, że ta stara prawda nie traci na aktualności nawet w dzisiejszych zwariowanych, wypełnionych nieprzekraczalnymi terminami czasach.  Badania te wyjaśniają ponadto, dlaczego to właśnie osobom najbardziej zajętym wykonanie zadań zabiera najmniej czasu. Klucz do rozwiązania tkwi w dążeniu do jak najbardziej efektywnego wykorzystania czasu – nawet jeśli termin już minął i musiał być przesunięty.

W marcowym numerze renomowanego pisma Journal of Personality and Social Psychology czwórka naukowców zatrudnionych na wydziałach marketingu czterech różnych uczelni zaprezentowała wyniki analiz zawartości aplikacji służącej śledzeniu realizacji zadań. Wilcox, Laran, Stephen i Zubcsek (2016) analizowali dane uzyskane od ponad 28 tysięcy użytkowników aplikacji producteev, które obejmowały ponad pół miliona różnych zadań realizowanych w okresie obejmującym 538 dni. Ponadto badacze zaprezentowali wyniki czterech eksperymentów, w których wprost manipulowali „zajętością” uczestników i mierzyli ich motywację do efektywnego wykorzystania czasu oraz realizację powierzonych im zadań.

Wyniki eksperymentów pokazały, że osoby, które skłoniono do myślenia, że są bardziej zajęte (poprzez specjalnie przygotowane pytania i skale odpowiedzi), wykazywały też większą motywację do ukończenia zadań, które powinny być już być zrealizowane, a nie zostały i rzeczywiście częściej kończyli takie zadania. Efekt ten był zapośredniczony tendencją do efektywnego wykorzystywania czasu. Badacze analizowali także zawartość list zadań w aplikacji producteev:  ile ludzie mają w ogóle wpisanych zadań (jeśli dużo – to są to osoby zajęte), to, czy zadania były oznaczone jako wykonane w terminie, który był na to przewidziany  oraz to, ile czasu ludziom zabierało zrealizowanie zadań. Wyniki analiz zawartości list zadań ujawniły po pierwsze, że zadania, które nie zostały wykonane w terminie, często w ogóle nie były już realizowane. Przełożenie terminu realizacji zadania, czyli wskaźnik tego, że zadanie nie zostało zrealizowane w pierwszym wskazanym terminie, wiązał się ze spadkiem szans (o 16%) na to, że zadanie w ogóle kiedyś zostanie zrealizowane. Osoby zajęte średnio rzecz biorąc realizowały zadania w około 12 dni, ale gdy zadanie miało już jeden przełożony termin, to średni czas jego realizacji był dwa razy dłuższy. Osoby mniej zajęte realizowały zadania dłużej: średnio w około 19 dni, ale gdy zadania miały już przełożony termin – czas ten sięgał aż 37 dni! Ci, którzy mieli dużo na tapecie, paradoksalnie szybciej nadrabiali zaległości.

Nie jest to więc może dobra wiadomość dla podwładnych, ale przesłanie dla szefów brzmi: jeśli chcesz, by Twój pracownik wykonał konkretne zadanie, to zamiast jednego, daj mu ich pięć i wyznacz wcześniejszy termin, dodając zapas na dokończenie działań. Nawet jeśli zadanie, na którym Tobie zależy, nie zmieści się w wyznaczonym przez Ciebie czasie, to i tak jest większa szansa na to, że w ogóle zostanie wykonane. Ci, którzy realizują wiele zadań jednocześnie, pragną jak najlepiej wykorzystać swój czas i dlatego wzrasta ich motywacja do nadrabiania zaległości. A gdy jesteś ponad miarę zajętym pracownikiem, pamiętaj o tym, że nie tylko na tym tracisz, lecz także zyskujesz – zyskujesz motywację do tego, by swój czas dobrze rozdysponować, także ten rodzinny i ten prywatny, bo wtedy najsilniej czujesz, że jest on ograniczony i chcesz go jak najlpiej wykorzystać. Zajętość może więc być też Twoim sprzymierzeńcem – szybciej będziesz realizować zadania. Cóż z tego, że po terminie. Lepiej w ogóle kiedyś wybrać się na tę zaległą wizytę lekarską niż dalej odkładać ją w nieskończoność.

dr Aleksandra Cisłak

psycholożka społeczna, adiunkt na Wydziale Psychologii Uniwersytetu SWPS

 

Literatura cytowana:

Wilcox, K., Laran, J., Stephen, A. T., & Zubcsek, P. P. (2016). How being busy can increase motivation and reduce task completion time. Journal of Personality and Social Psychology, 110(3), 371–384. http://doi.org/10.1037/pspa0000045